Introduction

Dans l’exercice de ses activités, The Sales Company (TSC) SRL traite diverses données, tant des données commerciales qu’à caractère personnel. La présente politique porte sur le traitement de données à caractère personnel par The Sales Company (TSC) SRL.

The Sales Company (TSC) SRL comprend l’importance de la protection des données à caractère personnel et les préoccupations de ses collaborateurs, ses clients, ses fournisseurs et autres personnes avec lesquelles elle entretient des contacts en termes de traitement de leurs données à caractère personnel.

Diverses personnes, dans l’exercice de leur fonction au sein de The Sales Company (TSC) SRL, peuvent avoir accès aux données personnelles de ses collaborateurs, en ce compris les prestataires de services et consultants indépendants, les collaborateurs temporaires tels que les intérimaires, stagiaires, étudiants, bénévoles, anciens collaborateurs et d’autres personnes (clients et fournisseurs). Chacune de ces personnes au sein de The Sales Company (TSC) SRL est liée par la présente politique de protection des données à caractère personnel.

Le règlement applicable en matière de protection des données impose des obligations à The Sales Company (TSC) SRL concernant la façon dont elle doit traiter les données. De plus, la réglementation prévoit des droits pour les personnes dont les données sont traitées.

La présente politique donne un aperçu des obligations générales que The Sales Company (TSC) SRL et ses collaborateurs se doivent de respecter dans le cadre de la réglementation en matière de protection des données.

Article I – Champ d’Application

La présente politique s’applique à The Sales Company (TSC) SRL et à l’ensemble de ses collaborateurs (associés, employés, ouvriers) qui traite les données à caractère personnel et comprend les lignes directrices auxquelles tout traitement de données doit se conformer, que ce soit par un procédé totalement ou partiellement automatisé, et qui font ou feront partie d’un fichier structuré.

La présente politique concerne tous les équipements informatiques et de communication employés par l’Utilisateur dans le cadre de l’exercice de ses activités pour The Sales Company (TSC) SRL, peu importe leur localisation, et notamment (liste non exhaustive) :

• les PC, les serveurs et autres systèmes informatiques,
• les ordinateurs portables et tablettes,
• les adresses e-mails mises à disposition de l’Utilisateur par The Sales Company
• le téléphone, le smartphone

(ci-après « Équipements »).

Article II – POINT DE CONTACT POUR LA PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

La société a désigné un responsable chargé de garantir la mise en œuvre et le respect de la législation en matière de protection des données et de la présente politique.

Le responsable de la protection des données est joignable par e-mail gdpr@hoteldelagare.be  ou par téléphone au +32 2 652 50 15. Pour l’exercice de vos droits, veuillez consulter les Article VI et Article VII de la présente politique.

Article III – PRINCIPES APPLICABLES À LA COLLECTE ET AU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

La législation en matière de protection des données prescrit plusieurs principes de base que tout responsable du traitement doit respecter pour se conformer à cette législation. En cas de doute sur l’application de ces principes dans un cas concret, n’hésitez pas à contacter le responsable à  gdpr@hoteldelagare.be  pour obtenir des précisions, conformément à la procédure décrite aux articles Article VI et Article VII.

Les données à caractère personnel doivent être traitées dans le respect des divers principes de base et des conditions qui en découlent : LICÉITÉ, LOYAUTÉ, TRANSPARENCE, CONFIDENTIALITÉ ET INTÉGRITÉ.
Lorsque vous visitez notre Site, vous demeurez anonyme. Les informations collectées au cours de votre navigation servent à analyser votre comportement sur ce Site et l’usage que vous en avez afin d’améliorer votre expérience utilisateur.

Les autres Données que nous collectons, tels que vos nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone ou adresse mail, ne sont collectées que si vous acceptez de nous les fournir, par exemple lorsque vous remplissez le formulaire de contact.

The Sales Company (TSC) SRL s’engage par ailleurs à ne recueillir que les informations strictement nécessaires au traitement de votre demande.

Article IV – TRANSFERT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Dans certains cas, The Sales Company (TSC) SRL peut transmettre vos données à caractère personnel à des tiers bénéficiaires, tant au sein de The Sales Company (TSC) SRL qu’en dehors de celle-ci. Dans tous les cas, les données à caractère personnel sont exclusivement transférées à ces bénéficiaires, qui procèdent au traitement à des finalités précises. Lors du transfert, The Sales Company (TSC) SRL adopte systématiquement les mesures de sécurité nécessaires, notamment à l’égard des bénéficiaires, afin de garantir la confidentialité et l’intégrité des données à caractère personnel.

TRANSFERT À DES COLLABORATEURS

The Sales Company (TSC) SRL peut demander à un tiers, un sous-traitant, de traiter des données à caractère personnel exclusivement pour le compte de The Sales Company (TSC) SRL et sur instruction de cette dernière. Le sous-traitant ne peut traiter ces données à des fins propres indépendantes des finalités pour lesquelles The Sales Company (TSC) SRL fait appel au sous-traitant.

The Sales Company (TSC) SRL peut faire appel à des sous-traitants et ne leur fournit des données à caractère personnel que moyennant la conclusion d’un contrat ou d’une convention de sous-traitance et/ou d’une annexe garantissant le traitement des données à caractère personnel conformément à la législation.  

The Sales Company (TSC) SRL adoptera les mesures nécessaires si elle constate le non-respect par ses collaborateurs des obligations qui leur incombent en vertu du contrat.

TRANSFERT VERS DES PAYS TIERS – EN DEHORS DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN

Vos données ne sont pas transmises à des pays tiers, sauf si The Sales Company (TSC) SRL y était contrainte par des dispositions légales péremptoires ou si telle était votre propre décision.

Article V – DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

The Sales Company (TSC) SRL ne conservera pas vos données à caractère personnels plus longtemps qu’il n’est nécessaire pour la finalité spécifique pour laquelle elles sont collectées. Au terme de la durée ultime de conservation, The Sales Company (TSC) SRL supprimera ou anonymisera les données à caractère personnel. The Sales Company (TSC) SRL anonymisera les données si elle souhaite encore les utiliser à des fins statistiques. The Sales Company (TSC) SRL peut conserver les données à caractère personnel pendant une plus longue période à des fins de gestion des litiges, d’étude ou d’archivage.

Article VI – DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

La législation en matière de protection des données prévoit pour les personnes concernées divers droits relatifs au traitement des données à caractère personnel, afin que les personnes concernées puissent continuer d’exercer un contrôle suffisant sur le traitement de leurs données à caractère personnel.

DROIT D’ACCÈS

La personne concernée a le droit d’obtenir la confirmation par The Sales Company (TSC) SRL que ses données à caractère personnel font l’objet d’un traitement. Si tel est le cas, la personne concernée peut demander à accéder à ses données.

The Sales Company (TSC) SRL informera la personne concernée des éléments suivants :

• les finalités du traitement ;
• les catégories de données à caractère personnel concernées ;
• les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel ;
• le transfert à des destinataires établis dans des pays tiers ou des organisations internationales;
• si possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, si ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• le droit pour la personne concernée de demander à The Sales Company (TSC) SRL la correction ou l’effacement de données à caractère personnel, ou une limitation du traitement de ses données à caractère personnel, ou du droit de s’opposer à ce traitement ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
• lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, toute information disponible quant à leur source ;
• l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage et des informations utiles concernant la logique sous-jacente de cette prise de décision, ainsi que l’importance et les conséquences prévisibles de ce traitement pour la personne concernée.

The Sales Company (TSC) SRL fournit en outre une copie des données à caractère personnel traitées sur demande de la personne et à titre gratuit. Si la personne concernée souhaite des exemplaires supplémentaires, The Sales Company (TSC) SRL peut demander le remboursement de frais raisonnables.

DROIT DE RECTIFICATION

Si la personne concernée constate que The Sales Company (TSC) SRL détient des données inexactes ou incomplètes la concernant, elle a à tout moment le droit de le signaler à The Sales Company (TSC) SRL afin que cette dernière puisse faire le nécessaire pour corriger ou compléter ces données.

Il appartient à la personne concernée de fournir à The Sales Company (TSC) SRL des données à caractère personnel correctes.

DROIT À L’OUBLI

La personne concernée peut demander l’effacement de ses données à caractère personnel si le traitement n’est pas conforme à la législation en matière de protection des données et dans les limites de la Loi (art. 17 RGDP).

DROIT À LA LIMITATION DU TRAITEMENT

La personne concernée peut demander la limitation du traitement si :

• L’exactitude des données à caractère personnel est mise en cause et pendant la période nécessaire à la vérification de leur exactitude ;
• Le traitement est illégal et la personne concernée ne souhaite pas l’effacement des données ;
• The Sales Company (TSC) SRL n’a plus besoin des données, mais la personne concernée demande à ce qu’elles ne soient pas supprimées, car elle en a besoin pour l’exercice ou la justification d’une action en justice ;
• Une réclamation est introduite contre le traitement dans l’attente de l’explication des intérêts légitimes qui priment sur les intérêts de la personne concernée.

DROIT À LA PORTABILITÉ

Les personnes concernées ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu’elles ont fournies à The Sales Company (TSC) SRL dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. La personne concernée a le droit de transmettre ces données à caractère personnel directement par The Sales Company (TSC) SRL à un autre responsable du traitement. C’est possible si le traitement repose sur le consentement de la personne concernée et sur un traitement par un procédé automatisé.

DROIT D’OPPOSITION

Quand les données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing direct (y compris le profilage), la personne intéressée peut toujours s’opposer au traitement.

La personne concernée peut également s’opposer au traitement d’une situation spécifique la concernant. The Sales Company (TSC) SRL cessera alors le traitement, à moins qu’elle ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement, qui prévalent sur les intérêts de la personne concernée, ou qui se rapportent à l’exercice ou la justification d’une action en justice.

DROIT DE RETRAIT DU CONSENTEMENT

Si vous avez donné votre consentement à The Sales Company (TSC) SRL pour une finalité de traitement déterminée, vous pouvez à tout moment retirer ce consentement par l’envoi d’un e-mail.

Article VII – PROCÉDURE CONCERNANT L’EXERCICE DES DROITS ET AUTRES DISPOSITIONS

La personne concernée peut exercer ses droits en envoyant un e-mail à l’adresse gdpr@hoteldelagare.be . The Sales Company (TSC) SRL peut demander à la personne intéressée de s’identifier afin de s’assurer que l’exercice effectif des droits est demandé par la personne concernée.

En principe, The Sales Company (TSC) SRL donne suite à la demande de la personne intéressée dans un délai d’un mois. À défaut, The Sales Company (TSC) SRL informe la personne concernée des motifs de son inaction ou du retard dans le suivi de la demande. The Sales Company (TSC) SRL consent les efforts nécessaires pour informer les destinataires des données à caractère personnel de la personne concernée que cette dernière exerce son droit de correction, d’effacement ou de limitation du traitement.

Article VIII – PLAINTE

La personne concernée dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnées.be)

• soit par e-mail : contact@apd-gba.be
• soit par courrier postal à l’adresse: rue de la presse 35, 1000 Bruxelles.

Article IX – RESPONSABILITÉS DE LA PERSONNE CONCERNÉE

The Sales Company (TSC) SRL attend de ses collaborateurs qu’ils respectent la présente politique et qu’ils veillent à ce qu’elle soit respectée par ceux dont ils sont responsables.

Les collaborateurs doivent dès lors :

• Traiter de façon régulière et appropriée les données à caractère personnel des collègues, des clients, etc., conformément à la législation applicable, aux instructions de l’employeur et à la politique de confidentialité de The Sales Company (L’Hôtel de la Gare), tout en en garantissant l’intégrité et la confidentialité ;
• En cas de doute sur l’application de la présente politique ou le respect de la réglementation en matière de protection des données dans l’exercice de leur fonction, demander conseil à leur supérieur, au responsable de la protection des données ;
• Traiter des données à caractère personnel uniquement si c’est nécessaire dans l’exercice de leur fonction et/ou sur instruction de The Sales Company (TSC) SRL ;
• Assister le responsable de la protection des données ;
• Ne pas conserver de copies des données à caractère personnel sur l’ordinateur de bureau ou sur des supports personnels si The Sales Company (TSC) SRL dispose d’un lieu de stockage centralisé et sécurité, car l’enregistrement de fichiers personnels ou de copies peut causer des erreurs dans les données à caractère personnel et des risques accrus d’infractions ;
• Informer immédiatement le responsable de la protection des données s’ils constatent une violation éventuelle ou effective des données à caractère personnel ou de la législation en matière de protection des données.

Article X – AUDIT ET RÉVISION

The Sales Company (TSC) SRL se réserve le droit d’adapter et de réviser la présente politique quand elle le juge nécessaire et pour continuer à se conformer aux exigences légales et/ou aux recommandations de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données.

Si The Sales Company (TSC) SRL est dans l’incapacité de respecter la présente politique du fait de dispositions légales impératives qui lui sont imposées, elle en informe le responsable de la protection des données.

Article XI – COOKIES

Le site Internet de The Sales Company (TSC) SRL utilise des cookies. Il s’agit de petits fichiers qui sont placés sur l’ordinateur, le téléphone mobile ou la tablette de l’Utilisateur lors de sa visite du site Internet.

L’utilisation de cookies et de technologies de repérage (tracking) permet de collecter, de manière automatisée, différentes données à caractère personnel, et ce, tout simplement lorsque vous visitez notre site web :

1. Données d’identification électronique (adresses IP, moments de connexion…) ;
2. Données de localisation électronique (approche de localisation, environnement…) ;
3. Comportement de navigation (quelles pages sont consultées, pendant combien de temps une page web est-elle consultée, clics, hits…) ;
4. Par le biais de quel canal notre site web est visité (termes de recherche, par quelle page web notre site web est visité) ;
5. Quel appareil est utilisé (PC, smartphone, tablette…) ;
6. Quel système d’exploitation est utilisé (Windows, Android, Apple…) ;
7. Quel navigateur est utilisé (IE, Mozilla, Chrome…) ;

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Grâce aux cookies permanents, nous pouvons vous reconnaître lors d’une nouvelle visite sur notre site web. Le site web peut être ainsi adapté spécialement à vos préférences. Si les cookies ont été autorisés, nous pouvons également sauvegarder cette autorisation au moyen d’un cookie. Il n’est ainsi pas nécessaire de réitérer chaque fois vos préférences, ce qui vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’utiliser notre site web de manière plus conviviale (p. ex. : choix de la langue). Vous pouvez toujours supprimer les cookies par le biais des paramètres de votre navigateur.

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